Sådan bruger I Videns-assistent

Kom i gang

1. Åbn app.videns-assistent.dk og skriv din e-mailadresse.
2. Har du en adgangskode, skriver du den. Ellers sender vi et link til din e-mail med det samme. Åbn det inden for en halv time.
3. Hører din adresse til flere organisationer, vælger du den, du vil ind i.

Menuen til venstre viser de steder, din rolle giver adgang til. Nederst vælger du Dansk eller English. Sproget bestemmer skærmen, e-mailene og det sprog, assistenten svarer på.

De fire roller

• Knowledge Seeker stiller spørgsmål, læser instruktioner og skriver kommentarer.
• Knowledge Manager ser, hvad der bliver spurgt om, hvad der mangler, og hvem der må læse hvad.
• Organisation Admin forbinder kilderne, opretter brugerne og står for indstillingerne.
• Billing Contact ser abonnementet og betaler det.

Stil et spørgsmål

Gå til Spørg assistenten og skriv spørgsmålet, som du ville stille en kollega, fx Hvilken farve klud bruger jeg til toilettet? Først vises de steder i instruktionerne, der passer, og imens skrives svaret.

Skriver du kun et eller to ord, er det et opslag: stederne vises, men der skrives intet svar. Tryk Skriv et svar alligevel, hvis du vil have et.

Læs svaret

• Svaret står øverst, på dit sprog. Under det står instruktionerne, det bygger på, med afsnittet og tre linjer fra teksten.
• Tryk på titlen, afsnittet eller Åbn instruktionen for at læse den hele.
• Svar på Var det nok? med Ja eller Nej. Ved Nej kan du bruge Prøv igen med mere sammenhæng.
• Står svaret ikke i jeres instruktioner, siger assistenten det i stedet for at gætte, og lederen kan se, at noget mangler.

Instruktionen og Dokumenter

En åbnet instruktion vises som tekst med billederne, dér hvor de står. Under teksten finder du Se også med andre instruktioner, emner som ingen instruktion beskriver (tryk Efterspørg en instruktion), en kommentar til lederen og originalen, som den ligger i kilden.

Dokumenter viser alle de instruktioner, du må læse, ordnet i de kategorier, lederen har lavet.

Knowledge Manager

Overblik viser perioden på 7, 30 eller 90 dage: antal spørgsmål, andelen der fandt svar, dem der fik intet svar og instruktioner over revisionsdatoen, hver ved siden af perioden før. Derunder hvad der skete med spørgsmålene, hvad der venter på dig, og de mest stillede spørgsmål.

• Spørgsmål: hvert spørgsmål og hvad der skete med det.
• Kommentarer: marker dem som håndteret, eller vis dem for de andre læsere.
• Emner: det, brugerne har efterspurgt, og det, ingen instruktion beskriver.
• Samlingen: instruktionerne, deres sæt og kategorierne.
• Udstyr og steder: en side og en QR-etiket til en maskine eller et rum.
• Adgang: alle læser alt, eller grupper får lov at læse bestemte sæt.

Mangler en instruktion, eller er den forkert, retter du den dér, hvor den ligger. Assistenten henter ændringen af sig selv inden for et minut.

Revision

Fanen Revision viser hver instruktion med den frist, instruktionen selv skriver, fx Næste revision: 01.02.2027. Den seneste revisionsdato tæller ikke som en frist. Linjerne står som over datoen, snart (inden for 90 dage), gyldig eller ingen dato, med den mest presserende øverst.

Organisation Admin

1. Sæt din egen adgangskode. Den virker også, hvis e-mail en dag ikke gør.
2. Forbind en kilde under Dokumenter: SharePoint, OneDrive, Dropbox eller Google Drive. Formularen fører dig gennem trinene, og Test viser de første dokumenter, før noget hentes.
3. Tilføj brugerne under Brugere, fra Microsoft Entra ID, en liste eller i hånden, og giv mindst én rollen Knowledge Manager.

Under Organisation vælger du sprog, sprogmodel og e-mailens afsender. Overblikket viser det, der mangler, og et punkt bliver først grønt, når det er testet og virker.

Billing Contact

Abonnement nederst i menuen viser, hvor abonnementet står, og hvor mange af periodens AI-svar der er brugt. Herfra betaler du. Fejler en betaling, har I ti dage til at ordne det.